BudopassTu dojo, sin el registro de papel
Socios, asistencias, grados, calendario — desde el navegador en la pantalla grande, o en el bolsillo desde la app cuando estás en el tatami. No «cuántos socios tengo»: qué hay esta noche, qué tienes que hacer, cómo va.
Tres preguntas, no una tabla
Lo abres y ves lo de esta noche (la clase que está a punto de empezar), las cosas por hacer — con nombres, no solo un número — y cómo va, una fila por curso. El rojo es quien no puede entrenar, el ámbar, lo que queda por cobrar: nunca el mismo color.
«Afiliaciones: 2» dice que hay algo. «Bianchi, Conti — la más antigua desde hace 3 días» te hace actuar.
- «Salud del dojo»: la frecuencia media en un anillo y los números del periodo — presentes hoy, socios activos, clases impartidas, última clase. El periodo lo eliges tocando la etiqueta: temporada, año natural, últimos 12 meses o un intervalo tuyo. Vale para todo el dojo.
- «Alumnos a los que seguir de cerca» te da los nombres de quienes se están descolgando. Los dos umbrales los decides tú, en «Ajustes de la entidad»: tras cuántas clases perdidas, y por debajo de qué porcentaje de asistencia. «Nunca» apaga el aviso.
- Cuenta las clases, no las semanas: si el dojo está cerrado o el socio está en pausa, a nadie se le señala por una ausencia que no es suya.
La lista que filtras y ordenas
Todos los socios en una sola lista. Buscas por nombre o apellido, filtras a quien requiere atención, y ordenas como te convenga: por grado, por apellido o por frecuencia — para ver enseguida quién se está descolgando.
- Grado, frecuencia y vencimientos en la misma fila
- En rojo quien tiene un bloqueo, en ámbar quien debe saldar
- Tres filtros con un toque: «Todos», «Requiere atención», «Suspendidos»
- Con varias disciplinas, una pastilla por arte acota la lista
Todo sobre una persona, en una ficha
Abres la ficha de un socio y tienes su historia en orden: afiliación y vencimientos, certificado médico, los grados con las fechas y quién los firmó, asistencias y cuotas. Desde aquí renuevas carné y cuota, asignas un grado.
Al final de la ficha, las «Notas internas»: un diario de anotaciones con fecha y firma — lesiones, acuerdos sobre la cuota, apuntes técnicos — compartido entre quienes gestionan el dojo. El alumno no las ve.
Una persona, una sola ficha
Quien practica en dos dojos, o llega con la app cuando tú ya lo habías dado de alta a partir de la hoja de inscripción, no tiene por qué convertirse en dos filas. Budopass te lo señala y te deja decidir.
- «Vincular», no un duplicado
- Llega una solicitud de afiliación de alguien que ya tienes registrado: «Vincular» la une a la ficha existente. Se conservan los datos de tu registro — número de carné, código de socio, fecha de inscripción.
- Al lado siguen «Aceptar como socio nuevo» y «Rechazar», con el motivo y una nota que podrá leer quien la pidió.
- Dos fichas que son la misma persona
- En lo alto de la lista de socios aparece «Quizá son la misma persona», con las dos fechas de nacimiento una junto a otra. Si se equivoca, «No son la misma persona» lo silencia para ese par, para siempre.
- También se une a mano, desde la ficha: «Unir con otra ficha». Antes de confirmar ves en cifras lo que se traspasa — asistencias, grados, certificado, notas, inscripciones. La ficha que queda conserva su nombre y su código de socio.
- Sus datos, en sus manos
- Quien tiene cuenta actualiza por sí mismo sus datos personales y el certificado médico: en su ficha los lees, no los reescribes. Así dos dojos no se pisan los datos — la persona es una sola.
- Las fichas sin cuenta las sigues escribiendo tú, también desde la app.
- Una pausa, una baja, un error
- «Suspender la práctica» y «Dar de baja al socio» piden desde qué día: a partir de ahí las clases dejan de contar como esperadas, y las frecuencias siguen siendo reales. La pausa se puede poner también en un solo curso.
- «Eliminar al socio» es otra cosa: es para quien nunca ha estado con vosotros.
Un QR en la sala, y el registro se llena
El dojo tiene un solo QR, permanente. Lo imprimes como cartel — un PDF A4, en el idioma de quien lo leerá — y lo cuelgas en la sala. O lo muestras en la pantalla, desde la web o desde la app: vale igual.
Quien tiene la app lo escanea y queda reconocido al instante; quien no la tiene lo escanea con la cámara y escribe su código de socio. El lado de quien ficha →
- Cuándo está abierto: desde 20 minutos antes del inicio de la clase hasta 20 minutos después del final. Ficha quien está inscrito en el curso de esa clase
- El código de socio: seis caracteres, distintos para cada socio. Solo lo necesita quien hace el check-in sin app, y tú lo encuentras en su ficha
- Cada check-in entra enseguida en el registro de la clase
Verificas, no pasas lista
La clase se abre ya llena de los check-ins hechos con el QR. Dice 10 de 14, nombra a los que faltan y muestra de dónde llega cada asistencia — del QR o marcada a mano. La pregunta «¿quién falta?» ya tiene la respuesta escrita.
- Antes del inicio la clase ya lleva tres cuentas: quién ha fichado, quién ha dicho «Asistiré», quién «No asistiré»
- A quien no ha fichado lo marcas tú, y queda «A mano». Quien fichó por error quita la asistencia por su cuenta, mientras el check-in está abierto
- A quien no es tu socio lo marcas igualmente: «Añadir una asistencia», escribes quién es y, si está probando, activas «Clase de prueba». En la lista de socios no aparece nadie nuevo
- Si luego se inscribe, «Asignar asistencias» desde su ficha le traslada esas noches: cuentan en su frecuencia
El mes, de un vistazo
La cuadrícula del mes con las clases coloreadas por estado — impartidas en verde, programadas en el color de acento, los cierres punteados. Haces clic en un día y el panel lateral abre la clase: horario, sala, esperados, estado — y desde ahí entras en el registro. Creas una clase desde el día con el ＋.
- «Generar las clases», desde el curso: eliges desde cuándo hasta cuándo, y los días de cierre de ese periodo se saltan
- Un cierre vale para «Todo el dojo» o para «Solo algunos cursos». Antes de crearlo ves cuántas clases se anularán y de qué curso; los demás cursos no se tocan
- Una clase cambiada de horario o anulada avisa a los inscritos: con el horario nuevo y el anterior, con el curso y el día
En la app el mismo calendario se convierte en una agenda que se desplaza — la superficie cambia de forma, no de contenido.
Más artes, el mismo dojo
En «Configuración de la entidad», en el apartado «Disciplinas», eliges del catálogo las artes que practica el dojo: hasta seis. A partir de ahí cada cosa sabe a qué arte pertenece.
- Cada curso tiene su disciplina; en la ficha del socio grados y exámenes se leen disciplina por disciplina
- Cada maestro firma solo las artes que le asignas, en «Maestros» en el apartado «Disciplinas que firma»
- Quien ya es tu socio puede pedir la afiliación también para otra disciplina
- Una disciplina no se quita mientras tenga cursos activos
¿Necesitas una disciplina que no está en la lista? Se pide a Budopass, que la crea con su kanji y su escala de grados. Y algunas artes tienen más de una escala: las ramas de grados →
Una disciplina, varias escalas de grados
Algunas artes tienen una segunda escala junto a la principal: las armas en el Aikido, el Ki en el Ki Aikido, los Den en el Jujutsu. En Budopass son ramas: las activas en «Disciplinas», bajo la disciplina, y cada curso elige cuáles seguir. Un grado de rama no mueve el cinturón: está junto al grado principal, con su nombre.
Disciplinas y ramas se pueden añadir. Si tu arte no está en el catálogo, o tu escuela tiene una escala que aquí falta — incluso reservada solo a vuestra entidad — escribe a info@budopass.app: la creamos nosotros, con su kanji y sus grados.
Los grados, como los dais vosotros
Asignas un grado desde la ficha del socio: el nivel se elige en una lista con los cinturones, los que ya tiene están apagados con su fecha, y el siguiente ya viene propuesto. Luego el examinador, el tribunal, el sello.
- Ramas de grados: si la disciplina las tiene, el grado se elige de la misma lista, agrupado por rama. Las ramas →
- Cinturones intermedios: un sí o un no en el curso, en la sección «Grados». Con el «no», no se proponen a quien está inscrito solo allí; quien ya los tiene los conserva
- Varios sellos por maestro: cada uno con su etiqueta, y uno predeterminado. Cuando firmas eliges cuál poner; un maestro sin sello firma igualmente
Las titulaciones, como los grados
«＋ Asignar una titulación» desde la ficha del socio. El nombre lo escribes, y mientras escribes aparecen las que tu entidad ya ha dado: el mismo título queda escrito igual para todos. Luego fecha, lugar, el maestro que la acredita y su sello, opcionales.
«Ratificaciones y convalidaciones», con el historial
Los grados, las titulaciones y los seminarios que los socios declaran llegan a «Ratificaciones y convalidaciones». Lo que ha emitido tu entidad lo ratificas; lo que ha emitido otra lo convalidas, garantizando haber visto la prueba. Decides entrada por entrada, eligiendo el maestro que firma; rechazar deniega la solicitud, no suspende el grado. En el «Historial» buscas al alumno por nombre, y una firma dada por error se revoca indicando el motivo: la entrada vuelve a «declarada» y el alumno recibe un aviso. Qué significa cada palabra →
Un grado emitido por otros
Si registras tú el grado que un socio tuyo obtuvo en otro sitio, por ejemplo en la federación, lo dices: marcas «Lo ha emitido otra entidad» y nace «Convalidado», con tu sello pero indicando quién lo dio de verdad.
Decides tú qué registrar
Carnés, cuotas, certificados: tres interruptores en «Ajustes de la entidad», en el apartado «Qué registra la entidad». Si otra sociedad gestiona carnés y cobros en tu lugar, lo apagas: fechas, alarmas y columnas desaparecen de la gestión. Los datos no se borran — vuelves a activarlo y reaparecen.
| Interruptor | Activado | En la renovación |
|---|---|---|
| Vencimiento de la membresía | Los carnés vencen y hay que renovarlos; pueden figurar como vencidos. Número de carné y afiliación se conservan igualmente. | La fecha ya viene propuesta por la modalidad que has elegido — año natural, temporada deportiva, año federal con el día y el mes que elijas, 12 meses desde la inscripción — y siempre la puedes cambiar. |
| Cuotas | Renovación y vencimiento de la cuota de los cursos, y el recordatorio para quien ha pagado solo en parte.
Cuota vencidaCuota incompleta |
Eliges cuántos meses añadir: el nuevo vencimiento ya está rellenado, y se puede modificar. |
| Certificado médico | Ves quién no tiene uno registrado, quién vence en los próximos 30 días, quién está vencido — en la lista de socios, en la ficha y en el panel.
Certificado que faltaCertificado por vencerCertificado vencido |
Quien tiene cuenta lo actualiza por sí mismo — vencimiento, fecha de expedición, tipo — y el dojo recibe un aviso del cambio. |
Cómo os presentáis
Cada dojo tiene una ficha pública: quien busca una entidad la abre y la lee, incluso sin cuenta, antes de pedir la afiliación. Lo que aparece en ella lo decides tú.
- Logo, portada, descripción
- Los subes en «Ajustes de la entidad». Logo y portada pasan por un control automático mientras los subes, y salen en línea enseguida, sin esperar una aprobación a mano. La descripción es el texto que se lee en la ficha.
- Los maestros
- Retrato, nombre, grado, las artes que firman, «DT» para el director técnico. La biografía la escribes en el formulario del maestro, y en la ficha se abre con un toque en «Biografía».
- Cursos y horarios, si tú quieres
- El interruptor «Cursos y horarios en la ficha pública» está apagado hasta que lo enciendes. Encendido, la ficha muestra los cursos activos con días, horarios, sala y maestro, agrupados por disciplina. Inscritos y asistencias siguen siendo tuyos.
- Dónde estáis
- La sede con la posición exacta en el mapa, y las indicaciones para llegar.
- La política de privacidad del dojo
- Subes el PDF de tu política de privacidad en los ajustes de la entidad: quien pide la afiliación la lee antes de enviar la solicitud, y queda anotado qué versión ha leído.
- Mientras no la hayas publicado, te lo recuerda el «Por hacer» del panel.
- Las noticias
- Lo que publicas llega a tus socios y a quien sigue a tu entidad, aunque no esté afiliado.
Lleva tu dojo a Budopass
Te registras como todos, luego abres tu entidad: declaras las disciplinas, los maestros, los cursos. No hace falta una cuenta distinta para dirigir: el rol de gestor lo obtienes con la aprobación, y vale solo allí. El rol es del contexto →
En esta fase piloto se pueden abrir dojos: la solicitud se examina, y cuando se aprueba te conviertes en su gestor. Quien ya gestiona uno puede abrir otro.
Un maestro de judo emite los grados de judo; el gestor se ocupa de socios, asistencias y grados. Cada uno lo suyo.