BudopassTon dojo, sans le registre papier
Membres, présences, grades, calendrier — depuis le navigateur sur grand écran, ou dans ta poche avec l'appli quand tu es sur le tatami. Pas « combien de membres j'ai » : ce qu'il y a ce soir, ce que tu dois faire, comment ça se passe.
Trois questions, pas un tableau de chiffres
Tu ouvres et tu vois ce soir (la séance qui va commencer), les choses à faire — avec les noms, pas seulement un chiffre — et comment ça se passe, une ligne par cours. Le rouge, c'est qui ne peut pas s'entraîner ; l'ambre, ce qui reste à encaisser : jamais la même couleur.
« Adhésions : 2 » dit qu'il y a quelque chose. « Bianchi, Conti — la plus ancienne depuis 3 jours » te fait agir.
- « Santé du dojo » : la fréquentation moyenne dans un anneau et les chiffres de la période — présents aujourd'hui, membres actifs, séances tenues, dernière séance. La période, tu la choisis en touchant l'étiquette : saison, année civile, 12 derniers mois ou une période sur mesure. Elle s'applique à tout le dojo.
- « Élèves à surveiller » te donne les noms de ceux qui décrochent. Les deux seuils, c'est toi qui les fixes, dans « Paramètres de la structure » : après combien de séances manquées, et sous quel pourcentage de présence. « Jamais » désactive le signalement.
- Il compte les séances, pas les semaines : si le dojo est fermé ou si le membre est en pause, personne n'est signalé pour une absence qui n'est pas la sienne.
La liste que tu filtres et que tu tries
Tous les membres dans une seule liste. Tu cherches par prénom ou nom, tu filtres ceux qui demandent de l'attention, et tu tries comme tu en as besoin : par grade, par nom ou par fréquentation — pour voir tout de suite qui décroche.
- Grade, fréquentation et échéances sur la même ligne
- En rouge qui est bloqué, en ambre qui doit payer
- Trois filtres en un geste : « Tous », « Attention requise », « Suspendus »
- Avec plusieurs disciplines, une pastille par art restreint la liste
Tout sur une personne, dans une fiche
Tu ouvres la fiche d'un membre et tu as toute son histoire, en ordre : adhésion et échéances, certificat médical, les grades avec les dates et qui les a signés, présences et cotisations. D'ici, tu renouvelles licence et cotisation, tu attribues un grade.
En bas de la fiche, les « Notes internes » : un journal d'annotations datées et signées — blessures, accords sur la cotisation, notes techniques — partagé entre ceux qui gèrent le dojo. L'élève ne les voit pas.
Une personne, une seule fiche
Celui qui pratique dans deux dojos, ou qui arrive avec l'appli alors que tu l'avais déjà saisi depuis la feuille d'inscription, ne doit pas se retrouver en double. Budopass te le fait remarquer, et te laisse décider.
- « Relier », pas un doublon
- Une demande d'adhésion arrive de quelqu'un que tu as déjà dans ton fichier : « Relier » la fusionne avec la fiche existante. Ce sont les données de ton registre qui restent — numéro de licence, code membre, date d'inscription.
- À côté, tu as toujours « Accepter comme nouveau membre » et « Refuser », avec le motif et une note que celui qui a demandé pourra lire.
- Deux fiches qui sont la même personne
- En haut de la liste des membres apparaît « C'est peut-être la même personne », avec les deux dates de naissance côte à côte. Si c'est une erreur, « Ce n'est pas la même personne » fait taire l'alerte pour ces deux fiches, définitivement.
- On fusionne aussi à la main, depuis la fiche : « Fusionner avec une autre fiche ». Avant de confirmer, tu vois, chiffres à l'appui, ce qui est transféré — présences, grades, certificat, notes, inscriptions. La fiche qui reste garde son nom et son code membre.
- Ses données, c'est lui qui les gère
- Celui qui a un compte met à jour lui-même ses données personnelles et son certificat médical : dans sa fiche, tu les lis, tu ne les réécris pas. Ainsi deux dojos ne s'écrasent pas mutuellement les données — la personne est unique.
- Les fiches sans compte, tu continues à les remplir toi-même, depuis l'appli aussi.
- Une pause, une fin, une erreur
- « Suspendre la pratique » et « Arrêter la pratique » demandent à partir de quel jour : dès lors, les séances ne comptent plus comme attendues, et les taux de fréquentation restent justes. La pause peut aussi ne concerner qu'un seul cours.
- « Supprimer le membre » est autre chose : c'est pour quelqu'un qui n'a jamais vraiment été des vôtres.
Un QR dans la salle, et le registre se remplit
Le dojo a un seul QR, permanent. Tu l'imprimes comme affiche — un PDF A4, dans la langue de celui qui le lira — et tu l'accroches dans la salle. Ou tu le montres sur l'écran, depuis le web ou l'appli : ça revient au même.
Celui qui a l'appli le scanne et il est déjà reconnu ; celui qui ne l'a pas le scanne avec l'appareil photo et tape son code membre. Le côté de celui qui pointe →
- Quand il est ouvert : de 20 minutes avant le début de la séance à 20 minutes après la fin. Peut pointer celui qui est inscrit au cours de cette séance
- Le code membre : six caractères, différents pour chaque membre. Il ne sert qu'à celui qui pointe sans appli, et toi tu le lis dans sa fiche
- Chaque check-in arrive tout de suite dans le registre de la séance
Tu vérifies, tu ne fais pas l'appel
La séance s'ouvre déjà remplie par les check-in faits avec le QR : 10 sur 14, le nom des absents, et d'où vient chaque présence — du QR ou saisie à la main. La question « qui manque ? » a déjà sa réponse écrite.
- Avant le début, la séance affiche déjà trois comptes : qui a pointé, qui a dit « J'y serai », qui « Je n'y serai pas »
- Celui qui n'a pas pointé, c'est toi qui le notes, et il reste « À la main ». Celui qui a pointé par erreur se retire lui-même, tant que le check-in est ouvert
- Celui qui n'est pas membre chez toi, tu le notes quand même : « Ajouter une présence », tu écris qui c'est et, s'il essaie, tu actives « Séance d'essai ». Aucune fiche n'est créée dans la liste des membres
- S'il s'inscrit ensuite, « Attribuer des présences » depuis sa fiche lui transfère ces séances : elles comptent dans sa fréquentation
Le mois, d'un coup d'œil
La grille du mois avec les séances colorées par statut — tenues en vert, prévues en accent, les fermetures en pointillés. Tu cliques sur un jour et le panneau latéral ouvre la séance : horaire, salle, attendus, statut — et de là tu entres dans le registre. Tu crées une séance depuis le jour avec le ＋.
- « Générer les séances », depuis le cours : tu choisis de quand à quand, et les jours de fermeture de cette période sont sautés
- Une fermeture vaut pour « Tout le dojo » ou pour « Seulement certains cours ». Avant de la créer, tu vois combien de séances seront annulées et de quel cours ; les autres cours ne sont pas touchés
- Une séance déplacée ou annulée prévient les inscrits : avec le nouvel horaire et l'ancien, avec le cours et le jour
Sur l'appli, le même calendrier devient un agenda qui défile — la surface change de forme, pas de contenu.
Plusieurs arts, le même dojo
Dans « Configuration de la structure », à l'entrée « Disciplines », tu choisis dans le catalogue les arts que le dojo pratique : jusqu'à six. À partir de là, chaque chose sait à quel art elle appartient.
- Chaque cours a sa discipline ; dans la fiche du membre, grades et examens se lisent discipline par discipline
- Chaque maître ne signe que les arts que tu lui attribues, dans « Maîtres » à l'entrée « Disciplines qu'il signe »
- Celui qui est déjà membre chez toi peut demander l'adhésion aussi pour une autre discipline
- Une discipline ne s'enlève pas tant qu'elle a des cours actifs
Il te faut une discipline qui n'est pas dans la liste ? On la demande à Budopass, qui la crée avec son kanji et son échelle de grades. Et certains arts ont plus d'une échelle : les branches de grades →
Une discipline, plusieurs échelles de grades
Certains arts ont une deuxième échelle à côté de la principale : les armes dans l'Aikido, le Ki dans le Ki Aikido, les Den dans le Jujutsu. Dans Budopass, ce sont des branches : tu les actives dans « Disciplines », sous la discipline, et chaque cours choisit lesquelles suivre. Un grade de branche ne déplace pas la ceinture : il se place à côté du grade principal, avec son nom.
Disciplines et branches peuvent être ajoutées. Si ton art n'est pas dans le catalogue, ou si ton école a une échelle qui manque ici — même réservée à votre seule structure — écris à info@budopass.app : on la crée, avec son signe et ses grades.
Les grades comme vous les donnez
Tu attribues un grade depuis la fiche du membre : le niveau se choisit dans un volet avec les ceintures, ceux qu'il a déjà sont grisés avec leur date, et le suivant est déjà proposé. Puis l'examinateur, le jury, le tampon.
- Branches de grades : si la discipline en a, le grade se choisit dans la même liste, groupé par branche. Les branches →
- Demi-ceintures : un oui ou un non dans le cours, à la section « Grades ». Avec le non, elles ne sont pas proposées à celui qui n'est inscrit que là ; celui qui les a déjà les garde
- Plusieurs tampons par maître : chacun avec son étiquette, et un par défaut. Quand tu signes, tu choisis lequel apposer ; un maître sans tampon signe quand même
Les qualifications, comme les grades
« ＋ Attribuer une qualification » depuis la fiche du membre. Le nom, tu l'écris, et pendant que tu écris apparaissent celles que ta structure a déjà données : le même titre reste écrit à l'identique pour tous. Puis date, lieu, le maître qui l'atteste et son tampon, facultatifs.
« Ratifications et validations », avec l'historique
Les grades, qualifications et stages que les membres déclarent arrivent dans « Ratifications et validations ». Ce que ta structure a délivré, tu le ratifies ; ce qu'une autre a délivré, tu le valides, en garantissant avoir vu la preuve. Tu décides ligne par ligne, en choisissant le maître qui signe ; refuser rejette la demande, pas le grade. Dans l'« Historique », tu cherches l'élève par nom, et une signature donnée par erreur se révoque en indiquant le motif : la ligne redevient « déclarée » et l'élève est prévenu. Ce que veut dire chaque mot →
Un grade délivré par d'autres
Si tu enregistres toi-même le grade qu'un de tes membres a obtenu ailleurs, par exemple à la fédération, tu le dis : tu coches « Délivré par une autre structure » et le grade naît « Validé », avec ton tampon mais en indiquant qui l'a vraiment délivré.
C'est toi qui décides quoi suivre
Licences, cotisations, certificats : trois interrupteurs dans « Paramètres de la structure », à l'entrée « Ce dont la structure garde la trace ». Si une autre société gère licences et encaissements à ta place, tu désactives : dates, alertes et colonnes disparaissent de la gestion. Les données ne s'effacent pas — tu réactives, et elles reviennent.
| Interrupteur | Activé | Au renouvellement |
|---|---|---|
| Échéance de licence | Les licences ont une échéance à renouveler et peuvent être expirées. Numéro de licence et adhésion restent en place dans tous les cas. | La date est déjà proposée par le mode que tu as choisi — année civile, saison sportive, année fédérale avec ton jour et ton mois, 12 mois à partir de la prise de licence — et tu peux toujours la changer. |
| Cotisations | Renouvellement et échéance de la cotisation des cours, et le rappel pour celui qui n'a payé qu'en partie.
Cotisation expiréeCotisation incomplète |
Tu choisis combien de mois ajouter : la nouvelle échéance est déjà remplie, et modifiable. |
| Certificat médical | Tu vois qui n'en a pas d'enregistré, qui expire dans les 30 prochains jours, qui est expiré — dans la liste des membres, dans la fiche et dans le tableau de bord.
Certificat manquantCertificat qui expire bientôtCertificat expiré |
Celui qui a un compte le met à jour lui-même — échéance, date de délivrance, type — et le dojo est prévenu du changement. |
Comment vous vous présentez
Chaque dojo a une fiche publique : celui qui cherche une structure l'ouvre et la lit, même sans compte, avant de demander l'adhésion. Ce qui y apparaît, c'est toi qui le décides.
- Logo, couverture, description
- Tu les importes dans « Paramètres de la structure ». Logo et couverture passent par un contrôle automatique au moment de l'import, et sont en ligne tout de suite, sans attendre une approbation manuelle. La description est le texte qu'on lit sur la fiche.
- Les maîtres
- Portrait, nom, grade, les arts qu'ils signent, « DT » pour le directeur technique. La biographie, tu l'écris dans le formulaire du maître, et sur la fiche elle s'ouvre en touchant « Biographie ».
- Cours et horaires, si tu le veux
- L'interrupteur « Cours et horaires sur la fiche publique » est désactivé tant que tu ne l'actives pas. Activé, la fiche montre les cours actifs avec jours, horaires, salle et maître, regroupés par discipline. Inscrits et présences restent à toi.
- Où vous êtes
- Le lieu avec la position exacte sur la carte, et l'itinéraire pour y aller.
- La politique de confidentialité du dojo
- Tu importes le PDF de ta politique de confidentialité dans les paramètres de la structure : celui qui demande l'adhésion la lit avant d'envoyer la demande, et la version qu'il a lue reste enregistrée.
- Tant que tu ne l'as pas publiée, le « À faire » du tableau de bord te le rappelle.
- Les annonces
- Ce que tu publies arrive à tes membres et à ceux qui suivent ta structure, même sans y adhérer.
Amène ton dojo sur Budopass
Tu t'inscris comme tout le monde, puis tu ouvres ta structure : tu déclares les disciplines, les maîtres, les cours. Pas besoin d'un autre compte pour diriger : le rôle de gestionnaire, tu l'obtiens avec l'approbation, et il ne vaut que là. Le rôle dépend du contexte →
Pendant la phase pilote, ce sont des dojos qu'on ouvre : la demande est examinée, et quand elle est approuvée, tu en prends la gestion. Celui qui en gère déjà un peut en ouvrir un autre.
Un maître de judo délivre les grades de judo ; le gestionnaire s'occupe des membres, présences et grades. Chacun sa part.